Fusões na Costa Rica | Guia prático para empresas em operação

BLP Legal | As fusões de empresas em operação na Costa Rica vão muito além de uma transação societária formal. Exigem execução coordenada nas áreas jurídica, regulatória, tributária, trabalhista e operacional, com estrito cumprimento de marcos processuais e considerações de cronograma.

Este guia da BLP Legal apresenta as principais etapas e aspectos práticos dos processos de fusão, oferecendo um marco estruturado para assegurar a conformidade regulatória, a continuidade operacional e a mitigação de riscos ao longo da transição.

A fusão de sociedades é um mecanismo jurídico pelo qual duas ou mais sociedades se integram em uma só, seja por incorporação (uma das sociedades envolvidas incorpora as demais), seja pela criação de uma nova sociedade. Ambas as modalidades implicam a extinção da personalidade jurídica das sociedades incorporadas, bem como a assunção de seus ativos, passivos, direitos e obrigações pela sociedade remanescente.

No caso de entidades economicamente ativas, o processo de fusão envolve o cumprimento de diversos marcos societários, tributários, operacionais, regulatórios, trabalhistas e relativos ao registro de ativos. A seguir, são abordados os principais marcos e aspectos práticos para assegurar uma transição ordenada, em plena conformidade com a legislação costarriquenha.

1. Revisão prévia de contratos vigentes e licenças

Antes de formalizar qualquer etapa da fusão, é indispensável realizar uma revisão abrangente dos contratos vigentes das sociedades envolvidas, a fim de identificar:

a- Cláusulas restritivas ou limitadoras de uma eventual fusão que exijam a obtenção de autorização das contrapartes contratuais antes da fusão.
b- Disposições que exijam o envio de notificações contratuais decorrentes da fusão, antes ou depois de sua efetivação.

No caso de entidades supervisionadas por autoridades governamentais ou sujeitas a regulamentação especial em razão de sua atividade, recomenda-se realizar uma revisão regulatória adicional para cumprir todos os requisitos aplicáveis.

2. Assinatura de documentos relevantes e publicação de aviso

O processo formal de fusão começa com a assinatura de um acordo de fusão, que deve ser posteriormente ratificado em assembleias de sócios das sociedades envolvidas.

A ata da assembleia da sociedade remanescente deve incluir a alteração dos estatutos sociais afetados pela fusão e, no mínimo, um aumento de capital decorrente da soma dos capitais sociais de cada sociedade envolvida. Se a sociedade ou as sociedades incorporadas forem integralmente detidas pela sociedade remanescente, é possível não aumentar o capital social em decorrência da fusão, mas essa circunstância deve constar expressamente da ata correspondente.

Se a fusão acordada resultar na criação de uma nova pessoa jurídica, as assembleias de aprovação deverão incluir os estatutos sociais pretendidos para essa nova sociedade.

Após a realização das assembleias de aprovação da fusão e a lavratura de suas atas em escritura pública por um tabelião, deve ser publicado um aviso da fusão no diário oficial La Gaceta. Qualquer parte interessada pode se opor à fusão no prazo de um mês contado da publicação do aviso. A oposição suspenderá a operação de fusão até que: (i) um juiz determine que os direitos do interessado estão efetivamente garantidos; ou (ii) a oposição seja julgada improcedente.

3. Eficácia contábil e trabalhista

A fusão produzirá efeitos perante terceiros quando for registrada. Como os processos contábeis e de gestão de pessoal tendem a se alinhar ao início ou ao fim do mês, os documentos da fusão podem estabelecer uma data de eficácia contábil e trabalhista anterior, mas próxima, à data efetiva estimada, quando a fusão não resultar em uma nova sociedade, mas apenas na incorporação por uma das sociedades envolvidas. A definição dessa data de eficácia contábil não produz efeitos tributários, sendo apenas interna, pois, para o encerramento fiscal, será considerada exclusivamente a data de registro da fusão.

É possível, por exemplo, estabelecer que, se a data efetiva estimada for o dia 10 do mês, a data de eficácia contábil será o primeiro dia desse mês. Assim, é possível realizar o fechamento contábil da sociedade ou das sociedades incorporadas, bem como encerrar sua folha de pagamento e transferir os empregados para a folha da entidade remanescente, em uma data próxima à do registro, mas ajustada às necessidades operacionais das sociedades.

4. Registro da fusão e atualização dos documentos societários

Para que a fusão produza plenos efeitos, a escritura pública que formaliza as atas de aprovação da fusão de todas as sociedades envolvidas deve ser submetida à análise do registro. A escritura pode ser apresentada a qualquer momento após a realização das assembleias de aprovação da fusão.

Para que a fusão seja registrada, é necessário que tenha transcorrido o prazo de oposição detalhado na seção 2. Portanto, se a escritura for apresentada antes de transcorrido um mês da publicação em La Gaceta, o Registro Nacional não a registrará até o término desse prazo.

Após o registro da fusão no Registro Nacional, devem ser atualizados os documentos societários de cada sociedade:

a- Encerramento dos livros societários da sociedade ou das sociedades incorporadas.
b- (i) Abertura dos livros societários da nova sociedade, caso não se trate de uma fusão por incorporação; ou (ii) inclusão de um novo lançamento no livro de registro de sócios da sociedade remanescente, para documentar o aumento de capital e sua nova distribuição, se aplicável.
c- Emissão de certificados representativos do capital, de acordo com a distribuição atualizada do capital da nova sociedade ou da sociedade remanescente, conforme o caso.

5. Registro de Transparência e Beneficiários Finais

Concluído o registro da fusão, a entidade resultante deverá apresentar uma declaração ao Registro de Transparência e Beneficiários Finais. A declaração deverá ser apresentada da seguinte forma:

a- Se a fusão resultar na criação de uma nova sociedade, deverá ser apresentada, em todos os casos, uma declaração ordinária no prazo de 20 dias úteis contados da data efetiva da fusão, que também será a data de constituição da nova sociedade.

b- No caso de fusão por incorporação, e somente se houver aumento do capital social da sociedade remanescente, deverá ser apresentada uma declaração extraordinária no prazo de 15 dias úteis contados da data efetiva da fusão.

6. Baixa tributária das sociedades incorporadas

Após o registro da fusão no Registro Nacional, a sociedade ou as sociedades incorporadas terão o prazo de um mês para solicitar a baixa tributária pelo sistema TRIBU-CR, indicando como data de encerramento a data do registro da fusão. A baixa deve ser solicitada como última etapa, após a apresentação das declarações de impostos pendentes na data da fusão. Decorrido esse mês, a Administração Tributária altera de ofício a situação tributária das entidades incorporadas para "Baixada de ofício por fusão", inativando todas as suas atividades econômicas, agências, filiais e obrigações tributárias.

Com as mudanças implementadas recentemente no sistema TRIBU-CR, o sistema vincula o usuário OVI do representante legal da sociedade remanescente como autorizado especial da sociedade ou das sociedades incorporadas, para o cumprimento das obrigações formais e materiais pendentes na data da fusão.

Se, ao término do prazo de um mês mencionado acima, forem identificadas atividades econômicas, obrigações tributárias, agências ou filiais ainda ativas na sociedade ou nas sociedades incorporadas, elas serão transferidas para a entidade remanescente, com data de início das atividades correspondente ao dia da fusão.

7. Sucessão trabalhista

Se a sociedade ou as sociedades incorporadas tiverem empregados ativos na data da fusão, haverá sucessão trabalhista em relação a eles, nos termos do artigo 37 do Código do Trabalho. Portanto, a sociedade remanescente assume todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias do empregador sucedido (a sociedade incorporada), ou seja, deverá manter todas as condições de trabalho e o tempo de serviço dos empregados.

Para formalizar a sucessão trabalhista, todos os empregados devem ser excluídos da folha de pagamento da sociedade ou das sociedades incorporadas perante a Caja Costarricense del Seguro Social e o Instituto Nacional de Seguros, seja na data efetiva da fusão, seja na data de eficácia trabalhista, se essa opção for escolhida. Após a exclusão da folha do empregador sucedido, os empregados devem ser incluídos na folha do empregador sucessor (sociedade remanescente). A sucessão trabalhista deve ser comunicada aos empregados, informando que a sociedade remanescente, como novo empregador, manterá todas as condições de trabalho anteriormente acordadas. Recomenda-se também: (i) notificar a Caja Costarricense del Seguro Social sobre a fusão e a inativação da folha de pagamento da sociedade ou das sociedades incorporadas; e (ii) atualizar os contratos de trabalho dos empregados transferidos para refletir a mudança de empregador.

Como alternativa, é possível recontratar os empregados sob novas condições de trabalho e reiniciar a contagem do tempo de serviço, somente se a relação de trabalho com o empregador sucedido for encerrada e todas as verbas rescisórias previstas em lei forem pagas.

8. Atualização de licenças e serviços públicos

Com base na revisão das licenças e autorizações regulatórias da sociedade ou das sociedades incorporadas, detalhada no item 1 acima, cabe à sociedade remanescente da fusão solicitar a atualização dessas licenças, bem como dos serviços públicos vinculados às instalações da sociedade ou das sociedades incorporadas:

a- Se as atividades da sociedade ou das sociedades incorporadas não continuarem nas instalações utilizadas antes da fusão, a sociedade remanescente deverá solicitar: (i) o cancelamento da licença sanitária de funcionamento e da licença comercial correspondentes ao local; (ii) a atualização da titularidade das licenças ou autorizações adicionais que a sociedade remanescente precise manter em razão da fusão; e (iii) o cancelamento dos serviços públicos do local.
b- Se as atividades continuarem nas instalações utilizadas antes da fusão, a sociedade remanescente deverá solicitar, no mínimo, a atualização do titular da licença sanitária de funcionamento, da licença comercial e dos serviços públicos do local, para que, em razão da fusão, sejam transferidos para a sociedade remanescente.

9. Atualização da titularidade de ativos registrados

Se a sociedade ou as sociedades incorporadas tiverem ativos registrados em seu nome no Registro Nacional (bens móveis e imóveis, propriedade intelectual, gravames, garantias mobiliárias, entre outros), a sociedade remanescente deverá solicitar a atualização da titularidade após o registro da fusão, uma vez que essa atualização não é feita automaticamente com o registro da fusão.

Especificamente para a atualização da titularidade de bens móveis e imóveis, o Registro Nacional, com base em critérios da Dirección General de Tributación, exige o pagamento dos impostos, selos e despesas registrais de transferência para concluir a atualização decorrente da fusão, independentemente de as sociedades envolvidas terem o mesmo acionista ou quotista.

10. Atualização de contas bancárias e apólices de seguro

Se a sociedade ou as sociedades incorporadas tiverem apólices de seguro ou contas bancárias ativas na data da fusão, recomenda-se que a sociedade remanescente entre em contato com seus corretores de seguros ou gerentes de relacionamento bancário para providenciar a alteração de titularidade ou o encerramento, bem como cumprir eventuais requisitos de Conheça Seu Cliente da sociedade remanescente.

A execução adequada de um processo de fusão exige planejamento abrangente, que considere não apenas os requisitos legais e processuais, mas também os impactos operacionais, tributários, trabalhistas e registrais que podem surgir em cada etapa. A coordenação adequada entre as áreas envolvidas e o cumprimento rigoroso das obrigações detalhadas acima permitem assegurar uma transição eficiente e minimizar exposições ou contingências para as sociedades participantes. Por isso, é indispensável contar com assessoria especializada para acompanhar o processo desde sua estruturação até sua formalização e implementação.

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